Politique de confidentialité

1. Objectif de la politique

La présente politique vise à assurer la protection des renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25). Elle encadre la façon dont nous recueillons, utilisons, communiquons, conservons et détruisons les renseignements personnels dans le cadre de nos activités juridiques. 

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25, BML Avocats Inc. a désigné une personne responsable : 

Nom : Geneviève Brunet Baldwin
Fonction : Responsable de la protection des renseignements personnels
Courriel : g.brunetbaldwin@bmlavocats.ca 
Téléphone : 819 281-1295

La responsable voit à la conformité de nos pratiques et traite toute question ou plainte relative à la confidentialité. 

3. Renseignements personnels collectés

Nous collectons uniquement les renseignements nécessaires à la prestation de services juridiques. Cela peut inclure : 

• Nom, prénoms, coordonnées;
• Date de naissance, état civil;
• Numéro d’assurance sociale ou d’entreprise (si requis);
• Informations juridiques, financières, médicales ou autres pertinentes à un mandat.

Ces renseignements sont généralement recueillis directement auprès du client, ou auprès de tiers autorisés, avec son consentement. 

4. Consentement

Nous obtenons le consentement de la personne concernée avec de recueillir, utiliser ou communiquer ses renseignements, sauf dans le cas prévu par la loi (ex. : enquête, ordonnance judiciaire).

Le consentement peut être explicite (écrit ou verbal) ou implicite selon le contexte. Il est toujours spécifique, éclairé et libre. 

5. Utilisation des renseignements personnels

Les renseignements sont utilisés pour : 

• Ouvrir et gérer les dossiers clients;
• Représenter les clients devant les tribunaux ou organismes;
• Facturer et gérer la relation client;
• Respecter nos obligations légales et déontologiques.

Aucune donnée n’est utilisée à des fins de marketing sans consentement

La politique ne vise pas les avis publiés sur Internet volontairement par le client.

6. Communication à des tiers

Nous pouvons transmettre des renseignements personnels à des tiers uniquement dans les cas suivants : 

• Avec le consentement du client;
• À des prestataires de services (huissier, traducteurs, experts), soumis à des ententes de confidentialité;
• Lorsque requis par la loi, un tribunal ou un organisme de règlementation.

Aucune donnée n’est transférée à l’extérieur du Québec sans s’assurer d’une protection équivalente (art. 17 de la Loi 25).

7. Sécurité des renseignements

Des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques sont en place : 

• Classeurs et bureaux sécurisé;
• Accès restreint aux dossiers informatiques (mot de passe, chiffrement);
• Logiciels de protection, sauvegardes, mises à jour régulières;
• Formation du personnel à la confidentialité et à la sécurité des données.

8. Durée de conservation et destruction

Les renseignements sont conservés aussi longtemps que nécessaire pour le mandat et selon les délais prévus par la Loi (ex. : 7 ans après la fin du mandat, selon le Code de déontologie). 

Ils sont ensuite détruits de manière sécurisée : 

• Documents papier : déchiquetage confidentiel;
• Données électroniques : suppression définitive.

9. Accès, rectification et portabilité

Toute personne peut : 

• Demander l’accès à ses renseignements personnels;
• Demander la correction d’un renseignement inexact, incomplet ou équivoque;
• Demander une copie dans une format structuré et couramment utilisé (portabilité).

Les demandes doivent être faites par écrit à notre responsable à l’adresse ci-dessus. Une réponse est donnée dans un délai maximal de 30 jours. 

10. Incidents de confidentialité

En cas d’incident de confidentialité (ex. : accès non autorisé, perte de données), le cabinet : 

• Prend des mesures immédiates pour limiter les dommages;
• Tient un registre des incidents;
• Avertit la Commission d’accès à l’information (CAI) et les personnes concernées si l’incident présente un risque sérieux de préjudice.

11. Modifications à cette politique

Cette politique peut être modifiée pour refléter l’évolution légale ou technologique. Tout mise à jour importante sera communiquée via notre site web ou par courriel.